Maak je e-mail duidelijker

Waar het vastloopt

Je hebt alle achtergrond in je mail gezet. Daarna nog een toelichting en een voorbehoud. De ontvanger moet zelf uitzoeken welk antwoord je nodig hebt. Je wilt duidelijker schrijven zonder feiten weg te laten of ineens iets toe te zeggen dat je niet hebt afgesproken.

Dit kun je met Copilot Chat proberen

Geef Copilot Chat je eigen concept, de ontvanger en het antwoord dat je nodig hebt. Laat eerst aanwijzen welke zinnen op meerdere manieren te lezen zijn. Vul ontbrekende informatie zelf aan en vraag daarna om een nieuwe versie met de vraag vooraan. Leg het resultaat naast je oorspronkelijke tekst.

Zo pak je het aan

Benoem het antwoord dat je nodig hebt. Ga naar copilot.cloud.microsoft, meld je aan met je werkaccount en kies Chat. Schrijf in één zin wat de ontvanger moet doen of beantwoorden. Plak je concept alleen als je die inhoud volgens je organisatieafspraken mag gebruiken.
Laat eerst onduidelijkheden aanwijzen. Geef aan wie de ontvanger is. Laat Copilot zinnen aanwijzen die op meerdere manieren te lezen zijn en zo nodig een verduidelijkingsvraag stellen. Beantwoord die vraag voordat je het concept laat herschrijven.
Lees het alsof jij de ontvanger bent. Controleer of de vraag uitvoerbaar en duidelijk is. Vergelijk namen, bedragen en afspraken met je eigen tekst. Pas het concept aan en verstuur de mail daarna zelf.

Jouw controle

Is een verzoek onbedoeld een toezegging geworden? Controleer of voorbehouden, bedragen en afspraken dezelfde betekenis hebben gehouden.
Kan de ontvanger uit de eerste alinea opmaken wat je van hem of haar nodig hebt?

Probeer deze prompt

Lees mijn concept hieronder alsof je [ontvanger en relatie] bent. Het antwoord of de actie die ik nodig heb is: [concreet doel]. Wijs eerst maximaal drie passages aan die op meerdere manieren te lezen zijn. Leg per passage kort de mogelijke lezingen uit. Ontbreekt informatie om duidelijk te kunnen schrijven? Stel dan eerst de belangrijkste verduidelijkingsvraag en wacht op mijn antwoord. Als de benodigde informatie duidelijk is, herschrijf de mail in helder Nederlands, in maximaal 150 woorden en met een [vriendelijke/directe/formele] toon. Begin met één duidelijke vraag of gevraagde actie, geef daarna de noodzakelijke achtergrond en eindig met de vervolgstap. Gebruik alleen mijn concept en mijn antwoorden. Behoud namen, bedragen, voorwaarden, voorbehouden en bestaande afspraken. Voeg geen nieuwe deadline, toezegging of akkoord toe. Markeer resterende ontbrekende informatie als [NOG INVULLEN]. Geef onder het mailconcept kort wat ik nog moet controleren. Verstuur niets. Ik vergelijk de tekst met mijn origineel voordat ik hem gebruik. Mijn concept: [plak je tekst].

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

Zakelijke Copilot Chat met een werkaccount en een geschikte Microsoft 365-licentie. Voor tekst die je zelf toevoegt of bestanden die je zelf uploadt is geen extra Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
Beschikbaarheid, uploadmogelijkheden en capaciteit kunnen per omgeving verschillen. Dit voorbeeld gebruikt alleen de inhoud die je zelf toevoegt.

Bronnen

Alle praktische toepassingen