Waar het vastloopt
Je hebt de bespreekpunten en projectnotities wel, maar nog geen scherp beeld van wat het overleg moet opleveren. Je wilt vooraf bepalen welke vraag of keuze besproken moet worden en welke informatie nog ontbreekt.
Dit kun je met Copilot Chat proberen
Voeg je stukken zelf toe aan Copilot Chat, het gesprek met Microsofts AI-assistent. Vraag een eerste voorbereiding met de stand van zaken, open vragen en benodigde besluiten. Je kiest daarna zelf maximaal drie vragen die het overleg verder helpen.
Zo pak je het aan
- Maak een bestand met bespreekpunten en notities. Kies één aankomend overleg. Met agenda bedoelen we hier de lijst gespreksonderwerpen, niet je kalender. Open Word, het programma voor tekstdocumenten, en zet de bespreekpunten en laatst bevestigde projectnotities in een nieuw document. Staan die alleen in een mail? Kopieer de relevante tekst die je hiervoor mag gebruiken. Sla het bestand op als Voorbereiding-overleg.docx. Bepaal ook jouw rol en het doel van het gesprek.
- Open Copilot Chat en voeg je bestand toe. Ga naar copilot.cloud.microsoft en meld je aan met je zakelijke Microsoft 365-account. Open Chat. Kies bij het invoerveld de plusknop Bronnen toevoegen en beheren (Add and manage sources), daarna Afbeeldingen en bestanden uploaden (Upload images and files). Selecteer Voorbereiding-overleg.docx op je computer. Vul de voorbeeldprompt aan met jouw rol en het doel van het overleg en verstuur de vraag.
- Kies zelf je belangrijkste vragen. Controleer de genoemde feiten in de oorspronkelijke bespreekpunten en notities. Kies maximaal drie vragen die bij het doel passen. Zet erbij welk besluit of welke verduidelijking je per onderwerp nodig hebt.
Jouw controle
- Gebruik je de laatste versie van de agenda en notities?
- Heeft AI een eigen suggestie als bestaande afspraak gepresenteerd?
- Helpen jouw gekozen vragen om het doel van het overleg te bereiken?
Probeer deze prompt
Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.
Wat heb je nodig? Licentie en bronnen
Licentie en grenzen
- Je hebt een zakelijk Microsoft 365-account nodig met toegang tot Copilot Chat en bestandsuploads. Vraag bij twijfel aan de collega die jullie Microsoft 365 beheert of jij Chat met eigen bestanden kunt gebruiken.
- Voor deze werkwijze met eigen uploads is een aanvullende betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie niet vereist; je werkabonnement moet Copilot Chat wel ondersteunen. Voeg de stukken zelf toe. Je hoeft hiervoor geen automatische toegang tot je e-mail of kalender te gebruiken.