Vergelijk offertes en begrotingen

Waar het vastloopt

De ene offerte noemt een totaalprijs en de andere rekent per onderdeel. In een begroting staat een stelpost, terwijl dezelfde post bij de ander vast geprijsd of uitgesloten is. Je kunt bedragen naast elkaar zetten, maar eerst moet je vaststellen of je dezelfde werkzaamheden, hoeveelheden en prijsbasis vergelijkt.

Dit kun je met Copilot Chat proberen

Upload beide offertes of begrotingen zelf in Copilot Chat. Vraag eerst om de inhoud en prijsbasis gelijkwaardig naast elkaar te zetten, met een vindplaats bij elk punt. Laat ontbrekende of niet vergelijkbare posten zichtbaar staan. Daarna kun je beoordelen welke berekeningen de bronnen werkelijk toelaten en welke vragen je nog moet stellen.

Zo pak je het aan

Voeg de juiste bestanden en je behoefte toe. Open een nieuwe Copilot Chat en upload de twee leesbare offertes of begrotingen die je mag gebruiken. Benoem de leveranciers, versies en de werkzaamheden of producten die je nodig hebt.
Laat de vergelijkingsbasis controleren. Gebruik de prompt hieronder. Vraag aparte aandacht voor hoeveelheden, eenheden, stelposten, eenmalige en terugkerende kosten, btw en uitsluitingen. Laat ontbrekende gegevens als Niet vermeld markeren.
Reken alleen door wat vergelijkbaar is. Lees bronregels en bedragen na. Controleer iedere omrekening zelf en vraag onduidelijke of ontbrekende posten na. Neem zelf de beslissing op basis van prijs én inhoud.

Jouw controle

Controleer werkzaamheden, hoeveelheden, eenheden, prijsperiode, btw, stelposten en uitsluitingen in beide bronnen. Zijn de bedragen werkelijk op dezelfde basis te vergelijken?
Reken omrekeningen en totalen zelf na. Niet vermeld betekent navragen; een stelpost blijft onzeker en een ontbrekende post is niet vanzelf inbegrepen.

Probeer deze prompt

Vergelijk de twee bijgevoegde offertes of begrotingen [bestand A] en [bestand B] voor [mijn behoefte]. Gebruik uitsluitend deze bestanden. Maak eerst een tabel: Werkzaamheid of product, Hoeveelheid en eenheid A, Hoeveelheid en eenheid B, Prijsbasis A, Prijsbasis B, Verschil of open vraag en Vindplaats in beide bestanden. Vergelijk daarna eenmalige en terugkerende kosten, btw zoals vermeld, looptijd, oplevering, ondersteuning en uitsluitingen. Zet stelposten en andere voorlopige bedragen apart; behandel ze niet als vaste eindprijs. Schrijf Niet vermeld als informatie ontbreekt. Maak daar geen nulbedrag van en neem niet aan dat een ontbrekende post is inbegrepen. Reken alleen naar eenzelfde hoeveelheid, eenheid of periode om als alle benodigde gegevens expliciet beschikbaar zijn en de inhoud gelijkwaardig is; toon de bronwaarden en de som. Markeer anders Niet rechtstreeks vergelijkbaar. Houd prijs, inhoud en onzekerheid apart. Noem bronbestand, kop en paginanummer als dat betrouwbaar beschikbaar is. Sluit af met maximaal vijf vragen voor de leveranciers. Meld onleesbare informatie. Kies geen winnaar; ik controleer de bronregels en berekeningen en beslis zelf.

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

Zakelijke Copilot Chat met een werkaccount en een geschikte Microsoft 365-licentie. Voor tekst die je zelf toevoegt of bestanden die je zelf uploadt is geen extra Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
Beschikbaarheid, uploadmogelijkheden en capaciteit kunnen per omgeving verschillen. Dit voorbeeld gebruikt alleen de inhoud die je zelf toevoegt.

Bronnen

Alle praktische toepassingen