Vind vergeten toezeggingen

Waar het vastloopt

In een gesprek zeg je dat je een document nastuurt. Daarna komt er een mail tussendoor en belandt de afspraak nergens. Je actielijst kan netjes bijgewerkt zijn terwijl er toch beloofd werk ontbreekt. Je wilt weten wat tussen de gesprekken en je huidige lijst is verdwenen.

Dit kun je met Copilot Chat proberen

Geef Copilot Chat een gerichte selectie gesprekstranscripten en mails, plus je huidige actielijst. Vraag om een vergelijking die alleen ontbrekende of afwijkende toezeggingen laat zien. Zo ontstaat een controlelijst van mogelijke gaten, met de oorspronkelijke passage erbij.

Zo pak je het aan

Kies een afgebakende periode. Exporteer de gesprekken, relevante mails en je actuele actielijst over bijvoorbeeld één projectweek. Voeg alleen materiaal toe dat je mag gebruiken. Vermeld voor wie je de toezeggingen onderzoekt.
Laat de ontbrekende afspraken zoeken. Vraag met de prompt hieronder om uitgesproken toezeggingen tegen de actielijst af te zetten. Een suggestie of verzoek zonder akkoord moet apart blijven.
Bevestig wat nog openstaat. Lees de gemarkeerde passages na en controleer of de actie misschien al via een andere route is afgerond. Voeg alleen bevestigde, nog openstaande acties zelf aan je lijst toe.

Jouw controle

Lees na wie de toezegging werkelijk deed en of het om een afspraak of alleen een voorstel ging. Transcripties kunnen namen en ontkenningen verkeerd herkennen.
Controleer buiten de actielijst of het werk al is afgerond. Het resultaat wijst mogelijke gaten aan; het bewijst niet dat iemand een afspraak niet nakwam.

Probeer deze prompt

Vergelijk de bijgevoegde gesprekstranscripten en mails [bestandsnamen] met mijn huidige actielijst [bestand] voor [persoon/rol] over [periode]. Gebruik alleen deze bronnen. Zoek expliciete toezeggingen waarvoor geen overeenkomstige actie op de lijst staat, of waarbij eigenaar, inhoud of deadline afwijkt. Geef alleen die mogelijke gaten in een tabel: Toezegging, Wie heeft dit toegezegd, Afgesproken datum of deadline, Wat staat op de actielijst, Verschil en Bronpassage met vindplaats. Zet voorstellen, verzoeken zonder akkoord en onduidelijke sprekers apart. Een ontbrekende actie op de lijst bewijst niet dat het werk niet is gedaan. Markeer daarom de status als Te controleren. Voeg dubbele formuleringen samen, maar houd verschillende toezeggingen apart. Verzin geen afspraak en meld onleesbare bronnen. Maak geen nieuwe taken aan en verstuur geen reminders. Sluit af met maximaal vijf vragen waarmee ik de open punten kan verifiëren.

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

Zakelijke Copilot Chat met een werkaccount en een geschikte Microsoft 365-licentie. Voor tekst die je zelf toevoegt of bestanden die je zelf uploadt is geen extra Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
Beschikbaarheid, uploadmogelijkheden en capaciteit kunnen per omgeving verschillen. Dit voorbeeld gebruikt alleen de inhoud die je zelf toevoegt.

Bronnen

Alle praktische toepassingen