Maak een mail na een klantgesprek

Waar het vastloopt

Na een klantgesprek staan nieuwe afspraken in je notities en eerdere toezeggingen in een ander document. Voor een goede opvolgmail moet je eerst weten wat bevestigd is, wat is veranderd en welke vraag nog openstaat.

Dit kun je met Copilot Cowork proberen

Copilot Cowork is de AI-assistent van Microsoft die een opdracht in meerdere stappen kan uitvoeren. Gebruik de Sales-plug-in: een uitbreiding met opdrachten voor verkoopwerk. De skill post-meeting-follow-up is de vaste opdracht voor opvolging na een gesprek. Geef je eigen notities en eerdere afspraken mee. Laat eerst de afspraken naast elkaar leggen en daarna een conceptmail maken. Jij beoordeelt de toezeggingen en verstuurt de mail zelf.

Zo pak je het aan

Verzamel je stukken en open Cowork. Open Word, het programma voor tekstdocumenten. Maak twee bestanden: Gespreksnotities.docx en Eerdere-afspraken.docx. Zet de klantnaam en datum bovenaan en kopieer de relevante notities en eerder bevestigde afspraken, bijvoorbeeld uit je e-mails. Bewaar de bestanden op je computer. Ga naar copilot.cloud.microsoft, meld je aan met je zakelijke Microsoft 365-account en kies bovenaan Cowork naast Chat.
Kies Sales en geef de opvolgopdracht je bestanden. Kies links Customize, open Roles & Industry en selecteer Sales for Cowork. Lees de beschrijving en kies Add. Ontbreekt de uitbreiding, vraag dan je Microsoft 365-beheerder om toegang. Typ in het Cowork-invoerveld / en kies post-meeting-follow-up. Kies vervolgens de plusknop Add attachments en Upload images and files. Selecteer je twee bestanden en wacht tot ze zijn toegevoegd. Vul de voorbeeldprompt in met klant, datum en bestandsnamen en verstuur de opdracht.
Controleer voordat je zelf mailt. Leg de uitkomst naast je oorspronkelijke stukken. Controleer wie waarvoor verantwoordelijk is, de datums en de beloften. Pas de conceptmail aan en verstuur hem zelf via je e-mailprogramma. Laat bij deze oefening niets automatisch versturen en geen klantgegevens in een verkoopadministratie wijzigen.

Jouw controle

Is duidelijk welke afspraak al bevestigd was en wat in het laatste gesprek is gewijzigd?
Kun je iedere toezegging en deadline terugvinden in de oorspronkelijke stukken?
Heeft Cowork een suggestie per ongeluk als afspraak gepresenteerd?
Bevat de conceptmail alleen informatie die je met deze ontvanger wilt delen?

Probeer deze prompt

Bereid de opvolging voor van [klantgesprek en datum]. Gebruik uitsluitend [gespreksnotities] en [eerder bevestigde afspraken]. Zet bevestigde besluiten en acties met verantwoordelijke en datum in een tabel. Schrijf bij ontbrekende informatie "niet afgesproken". Laat apart zien welke toezeggingen zijn veranderd en welke vragen nog openstaan, met de bron erbij. Maak daarna een korte conceptmail aan de klant op basis van alleen de gecontroleerde afspraken. Voeg geen prijzen, deadlines of beloften toe. Maak uitsluitend een concept; verstuur niets en wijzig geen klantgegevens in een verkoopadministratie.

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

Je hebt een zakelijk Microsoft 365-account met een toegewezen Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Je organisatie moet Cowork, de afrekening op basis van gebruik en de Sales for Cowork-plug-in voor je inschakelen. Vraag de collega die jullie Microsoft 365 beheert of dit voor jou is geregeld.
Cowork-gebruik verbruikt Copilot Credits: gebruikseenheden waarvoor je organisatie de afrekening en limieten beheert. Controleer vooraf met je beheerder of je deze oefening mag uitvoeren. Voor deze oefening met eigen notities is geen koppeling met Dynamics 365, Microsofts verkoopadministratie, nodig.

Bronnen

Alle praktische toepassingen