Waar het vastloopt
Je ziet een tabel met uren, aanvragen of aantallen, maar weet niet waar je moet beginnen. Een opvallend getal kan een nuttige onderzoeksvraag opleveren. Het getal vertelt op zichzelf nog niet waardoor de afwijking is ontstaan.
Dit kun je met Copilot in Excel proberen
Gebruik Copilot, de AI-assistent van Microsoft, in Excel, het programma voor tabellen en berekeningen. Vraag om opvallende waarden met de oorspronkelijke rijen uit je overzicht en de gebruikte berekening. Controleer die zelf en houd waarnemingen en mogelijke verklaringen uit elkaar.
Zo pak je het aan
- Open een kopie van je Excelbestand. Open een bekend cijferoverzicht in Excel, bijvoorbeeld aantallen aanvragen per week. Een Excelbestand heet ook een werkboek. Kies Opslaan als of Een kopie opslaan en bewaar een kopie als Controle-aanvragen.xlsx op een plek die je terugvindt. Open die kopie. Controleer of iedere kolom een duidelijke kop heeft en datums en eenheden herkenbaar zijn.
- Kies Alleen chatten en stel je vraag. Open Copilot met de knop rechtsonder in Excel en kies de stand Alleen chatten (Chat only). Zo blijven antwoorden voor deze oefening in het gesprek en wijzigt Copilot je bestand niet. Zie je deze stand niet? Voer de opdracht dan nog niet uit en vraag je Microsoft 365-beheerder hoe je zonder bewerkingen kunt werken. Vul anders de voorbeeldprompt in met jouw kolomnamen en stel eerst één vergelijkingsvraag.
- Reken de opvallende verschillen na. Zoek iedere genoemde waarde terug in de oorspronkelijke rijen van je tabel: dat zijn de bronrijen. Reken het verschil zelf na of controleer de voorgestelde formule. Noteer welke informatie ontbreekt en wat je verder wilt uitzoeken. Trek pas daarna een conclusie over de betekenis van de cijfers.
Jouw controle
- Vergelijk je even lange periodes en dezelfde eenheden?
- Zijn lege cellen, dubbele regels of tekstwaarden als cijfers behandeld?
- Kun je de berekening en de bronrijen zelf terugvinden?
Probeer deze prompt
Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.
Wat heb je nodig? Licentie en bronnen
Licentie en grenzen
- Je hebt een Microsoft 365-abonnement nodig dat Copilot in Excel ondersteunt. Zie je geen Copilot-knop of twijfel je over je toegang? Vraag de collega die jullie Microsoft 365 beheert of jij Copilot in Excel en de stand Alleen chatten kunt gebruiken.
- Gebruik voor deze oefening een kopie in de gewone Excelindeling .xlsx, met duidelijke kolomkoppen en vergelijkbare eenheden. Een .xlsx-bestand kan bijvoorbeeld Week, Team en Aantal aanvragen als kolommen hebben.