Waar het vastloopt

Je weet wat je wilt zeggen, maar de mail staat nog niet op papier. Je hebt een antwoord, een paar toelichtingen en een vervolgstap. Die inhoud moet eerst helder zijn, zodat Copilot geen toezeggingen voor je verzint.

Dit kun je met Copilot in Outlook proberen

Laat Copilot, de AI-assistent van Microsoft, een eerste concept maken in Outlook, het e-mailprogramma. Jij levert de punten aan, bepaalt wat je toezegt en controleert de mail voordat je hem verstuurt.

Zo pak je het aan

  1. Schrijf eerst je eigen punten. Noteer drie tot vijf punten: de aanleiding, je antwoord, wat je wel toezegt en wat je nog moet uitzoeken. Bepaal ook wat de ontvanger daarna moet doen. Gebruik voor deze oefening de nieuwe Outlook of Outlook op het web en kies Nieuwe mail.
  2. Laat Copilot het concept maken. Kies boven het lege bericht de Copilot-knop en daarna Opstellen (Draft). Zie je die knop daar niet, kijk dan in het berichtvak naar Opstellen met Copilot (Draft with Copilot). Plak de voorbeeldprompt in het Copilot-invoerveld en vul je punten en de gewenste vervolgstap in. Kies de pijl Genereren (Generate). Ontbreekt de functie, vraag dan je Microsoft 365-beheerder om je toegang te controleren.
  3. Controleer, bewerk en verstuur zelf. Lees het voorstel. Laat het zo nodig korter maken of pas je vraag aan en genereer opnieuw. Kies Behouden (Keep it) als je ermee verder wilt. Bewerk de tekst in het bericht zelf en controleer ontvangers, namen, datums, toezeggingen en bijlagen. Verstuur pas daarna de mail.
Jouw controle
  • Staat je belangrijkste antwoord in de eerste alinea?
  • Doet het concept een toezegging die je niet hebt gedaan?
  • Weet de ontvanger wat de volgende stap is en van wie die wordt verwacht?

Probeer deze prompt

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

  • Je hebt een werkaccount met toegang tot Opstellen met Copilot in Outlook nodig. Je werkmail moet bij Exchange Online staan, de zakelijke e-maildienst van Microsoft. Vraag de collega die jullie Microsoft 365 beheert of jouw account deze schrijffunctie heeft.
  • Gebruik in de nieuwe Outlook of Outlook op het web HTML: de gewone stand waarin je een mail kunt opmaken. Controleer dit via Instellingen > E-mail > Opstellen en beantwoorden en kies bij de berichtopmaak HTML. Dezelfde route heet in een Engelstalig scherm Settings > Mail > Compose and reply.

Bronnen

Alle praktische toepassingen