Waar het vastloopt

De kennis over een taak staat in losse notities. Je wilt er een instructie van maken die een collega stap voor stap kan volgen. Daarvoor moet de volgorde duidelijk worden, zonder dat Copilot ontbrekende handelingen zelf bedenkt.

Dit kun je met Copilot in Word proberen

Gebruik Copilot, de AI-assistent van Microsoft, in Word, het programma voor tekstdocumenten. Laat gecontroleerde notities omzetten in een eerste werkinstructie met een doel, benodigdheden, stappen en een controle. Jij vult ontbrekende keuzes samen met iemand die het werk kent aan.

Zo pak je het aan

  1. Maak een bestand met gecontroleerde notities. Kies één taak, bijvoorbeeld een nieuwe aanvraag verwerken. Open Word en kies een leeg document. Schrijf daarin wat een collega nodig heeft, welke handelingen je nu uitvoert en welke voorwaarden gelden. Controleer dit samen met iemand die de taak kent. Sla het document op als Notities-aanvraag.docx op een plek die je terugvindt.
  2. Wijs in Copilot je notitiebestand aan. Maak een tweede leeg document in Word. Open Copilot rechtsonder en typ / in het invoerveld van Copilot. Selecteer Notities-aanvraag.docx als het bestand wordt aangeboden. Vul daarna de voorbeeldprompt aan met de taak en de lezer en kies Genereren (Generate). Kun je het juiste bronbestand niet selecteren, vraag dan de collega die jullie Microsoft 365 beheert hoe bronselectie in jouw Word-versie werkt. Ga pas verder met de juiste bron.
  3. Loop het concept met een collega door. Lees de instructie naast je notities. Loop de taak vervolgens stap voor stap door met iemand die hem uitvoert. Vul de gemarkeerde open vragen samen aan en controleer de volgorde. Sla de instructie pas als definitieve versie op als de inhoud klopt.
Jouw controle
  • Kan iemand de taak in deze volgorde werkelijk uitvoeren?
  • Komt iedere inhoudelijke stap uit de bron of uit een door jou bevestigde aanvulling?
  • Zijn oude namen, systemen en verantwoordelijkheden verwijderd?

Probeer deze prompt

Je kunt de prompt ook zelf selecteren en kopiëren.

Wat heb je nodig? Licentie en bronnen

Licentie en grenzen

  • Je hebt een Microsoft 365-abonnement met toegang tot Copilot in Word nodig. Zie je geen Copilot-knop? Vraag de collega die jullie Microsoft 365 beheert of jouw account en Word-versie deze functie ondersteunen.
  • Voor deze oefening moet je in Copilot het juiste notitiebestand als bron kunnen kiezen. Welke bron- en bewerkfuncties je ziet, hangt af van je licentie, Word-versie, organisatie-instellingen en de uitrol van de functie.

Bronnen

Alle praktische toepassingen